Comment tenir le registre du personnel

Le registre unique du personnel fait partie des documents obligatoires à mettre en place dans votre entreprise dès l’embauche du premier salarié. Le RUP doit être tenu à jour c’est à dire que tous les salariés de l’entreprise doivent y figurer dans l’ordre des embauches. Vous avez obligation de tenir le registre du personnel de manière chronologique et de le mettre à disposition à l’inspecteur du travail en cas de contrôle.

Registre du personnel : êtes-vous vraiment concerné?

Tous les employeurs dès le premier salarié doivent mettre en place le registre unique du personnel dans leur entreprise à quelques exceptions près. En effet, le Code du Travail dispense les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèques emploi associatif de ce document obligatoire. Pour les autres employeurs et même les micro-entreprises, la tenue du registre est obligatoire. Cela même, si vous faites appel à une entreprise de travail temporaire.

Quels sont les salariés à inscrire dans le registre?

Tous les salariés de l’entreprise doivent figurer dans le RUP et ce dès leur premier jour de travail. Doivent également être inscrits dans le registre les salariés mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile.

Concernant les stagiaires présents dans votre entreprise, ils doivent figurer dans une partie du registre unique du personnel appelé le registre des conventions de stages.

Comment vous devez faire pour tenir le RUP?

Pour tenir à jour le RUP et éviter à votre structure des problèmes avec l’inspection du travail, il convient d’être rigoureux. En effet, vous devez, dès l’embauche de salariés titulaires d’un contrat de travail, les inscrire de façon indélébile sur le registre unique du personnel.

Durée de conservation du RUP

Le registre du personnel doit être conservé pendant 5 ans à compter du départ des salariés, ce délai légal est prévu par l’article article R1221-26 du code du travail.

Où doit être conservé le registre

Vous ou vos préposés devez tenir un registre unique dans chaque établissement de l’entreprise. C’est à dire que si votre entreprise a plusieurs établissements et que chaque établissement emploie des salariés alors vous devez tenir à jour autant de registres uniques du personnel que d’établissements.

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Format papier ou format dématérialisé

Le Code du Travail n’impose aucune forme spécifique au registre du personnel, vous pouvez le tenir sur un cahier ou au format électronique. Si vous choisissez de tenir le RUP au format électronique vous devez pouvoir apporter, en cas de contrôle, les mêmes garanties de contrôle que sous format papier.

Registre du personnel et RGPD

Suite à la mise en place du RGPD en tant qu’employeur, vous devez vous assurer que les données personnelles que comporte le registre soient protégées. Pour cela, vous devez vous référer à votre DPO qui mènera une analyse d’impact pour savoir quels sont les moyens à mettre en oeuvre pour protéger les données sensibles que contiennent le RUP.

CNIL et RUP

A noter que le traitement informatisé des registres obligatoires comme le registre unique du personnel est dispensé de déclaration auprès de la CNIL.

Quelles sont les mentions obligatoires

Le Code du Travail n’impose pas de forme particulière au registre du personnel. Par contre, il impose des mentions obligatoires à savoir :

Nom et prénom du salarié
Date de naissance
Sexe
Emploi occupé, c’est-à-dire la fonction exercée par le salarié dans l’entreprise
Sa qualification au regard de la convention collective applicable dans l’entreprise
La date d’entrée et de sortie de l’établissement

Les autres mentions obligatoires à faire figurer dans le registre unique du personnel

Lorsque vous embauchez des salariés avec un contrat de travail qui n’est pas un CDI à temps plein, vous devez porter mention de la spécificité du contrat de travail dans le registre.

Par exemple, si vous embauchez un salarié à temps partiel, vous devez porter la mention “salarié à temps partiel” dans le registre. Et si le salarié est en CDD, vous devez porter la mention “ contrat à durée déterminée”

Quels sont les risques encourus par les entreprises ne tenant pas le registre unique du personnel

Les entreprises ne tenant pas le registre du personnel ou le tenant de manière partielle s’exposent aux mêmes sanctions. Les sanctions sont importantes : 750€ d’amende par salarié concerné. En tant que personne morale, l’amende passe de 750€ à 3750€.

Qui peut avoir accès au RUP ?

Le registre du personnel doit être tenu à disposition en cas de contrôle par l’inspection du travail et les agents chargés du contrôle comme les inspecteurs de l’URSSAF.

Le registre doit être tenu à disposition du Comité social et économique appelé CSE et sauf accord d’entreprise, vous pouvez refuser que les délégués syndicaux y accèdent.

Pour en savoir :

Informer les salariés de leur convention collective

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