Améliorer le traitement de la paie

Améliorer le traitement de la paie de votre entreprise est notre objectif. Pour cela nous avons mis en place un processus de gestion du bulletin de paie et des déclarations sociales qui facilitera le travail de votre service des ressources humaines dans le respect du RGPD.

Saisie des éléments variables

Pour que le gestionnaire de paie en charge de votre dossier paie soit en mesure de traiter de vous transmettre les fiches de paies dans les meilleurs délais, vous devez transmettre les éléments variables de paie du mois en cours.

Pour transmettre dans de bonnes conditions de sécurité les éléments de salaire, nous mettons en place un portail sécurisé protégé par un mot de passe avec plusieurs niveaux de droits.

Vous pouvez nous transmettre un relevé de vos éléments variables de paie au format tableur . L’important c’est que nous ayons à disposition les éléments pour calculer les salaires.

Saisie des heures de travail

Si vous avez des salariés qui travaillent de manière habituelle 39 heures par semaine au lieu de 35 heures, c’est-à-dire qu’ils effectuent des heures supplémentaires structurelles, il ne vous sera pas nécessaire de les saisir.

En effet, le décompte et le paiement des heures majorées habituelles sont gérées automatiquement en fonction de la grille horaire du salarié.

La saisie des heures effectuées peut se faire de deux façons :

De manière directe : dans le portail de saisie des variables de paie, vous saisissez le nombre d’heures supplémentaires ou d’heures complémentaires effectuées au cours du mois. Cela nécessite qu’en interne vous ayez calculé au préalable le nombre d’heures réalisées par chacun des salariés de votre entreprise.

Vous saisissez l’activité journalière des heures réellement effectuées et en fonction de la grille horaire nous calculons automatiquement le nombre d’heures supplémentaires ou complémentaires effectuées par les salariés.

Ce système vous permet si vous avez une pointeuse ou un outil de gestion du temps de travail de gagner du temps dans le traitement de la paie de votre entreprise

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Saisie de l'activité de vos salariés

Afin de permettre à vos équipes en charge de la saisie des éléments de paie, nous allons intégrer toutes les spécificités de votre entreprise lors de la reprise de votre dossier paie

Il existe en gestion de la paie plusieurs niveaux d’éléments variables :

Les éléments prévus par la convention collective, ces éléments sont gérés automatiquement et sont modifiables sur demande sauf si cela porte préjudice au bon traitement de la gestion de la paie

Les éléments variables prévus par des règles ou des usages internes à l’entreprise, ces dispositions sont également gérés automatiquement après paramétrage lors de la reprise de votre dossier paie

Les éléments ponctuels , ces éléments tels que les primes exceptionnelles ou les remboursement de frais sont à saisir directement dans le portail ou être transmis avec la fiche navette au format tableur

Dans la mesure du possible , nous tâchons de préparer le dossier paie afin de limiter les oublis de saisies. C’est-à-dire que lors de la reprise de votre dossier paie, nous allons implémenter dans le logiciel tout ce qui concerne les primes annuelles, les avantages en nature, les indemnités transport et le calcul des tickets restaurant.

Saisie des absences

Afin d’optimiser le traitement de la paie et fiabiliser le processus paie, vous avez accès lors de la saisie des éléments de paie à un calendrier et à la liste de vos salariés présents dans votre entreprise .

Une fois l’absence saisie, cette dernière est saisie en paie et traiter en fonction des règles applicables . Par exemple, en si un de vos collaborateur est absent pour congés payés, le nombre de jours de congés à décompter sera automatiquement calculé en fonction des modalités de votre entreprise.

En cas d’absence maladie (non professionnelle, accident du travail, ..) l’attestation de salaire destinée à la sécurité sociale est générée et envoyée en DSN. En cas d’accident du travail, nous vous mettons à disposition la feuille d’accident.

Saisie des acomptes

L’acompte consiste à payer le salaire correspondant à un travail déjà effectué. L’acompte est calculé en fonction des heures travaillées par le salarié concerné. Vous avez accès à trois options pour gérer les acomptes :

Saisir les acomptes du mois en cours pour les intégrer aux bulletins de paie du mois en cours et générer le paiement de cet acompte directement.

Anticiper les acomptes des mois suivants, dans ce cas les acomptes saisis seront intégrés aux bulletins de paie aux fiches de paie des mois en question

Régulariser des acomptes oubliés, une régularisation est alors apportée sur le mois en cours.

Si dans votre gestion d’entreprise vous avez pour habitude de verser des acomptes par abonnement à certains salariés, nous pouvons paramétrer ces abonnements et ainsi vous faire gagner du temps dans le traitement de vos paies.

Gestion du prélèvement à la source sur le bulletin de paie

Depuis le 1^er janvier 2020, le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu doit figurer sur le bulletin de paie. Même si les taux transmis par la DGFIP sont valables deux mois, nous vous assurons que le taux du PAS utilisé pour calculer le net fiscal soit le dernier transmis par les impôts

Nous contrôlons vos bulletins de paie

Une fois les éléments variables passé en paie, nous calculons les bulletins de paie et nous procédons à la vérification des fiches de paie. Ce processus nous permet de sécuriser votre entreprise et ainsi vous éviter des redressements URSSAF ou des éventuels conflits prud’hommaux.

Nous contrôlons :

Le salaire brut : afin de nous assurer que ce dernier soit supérieur au SMIC ou au minimum conventionnel et qu’il corresponde à celui prévu par le contrat de travail

Les cotisations sociales, nous vérifions la cohérence des cotisations sociales calculées en fonction des taux prévus par la loi, la convention collective et les contrats de prévoyance et de mutuelles appliquées dans votre entreprise. Nous appliquons ce contrôle sur les cotisations salariales et les cotisations patronales

Nous appliquons également un contrôle particulier à la vérification des calculs des exonérations sociales comme la réduction Fillon.

Envoi du bulletin de paie

Dans le cadre de notre prestation d’externalisation de la paie, après contrôle nous mettons à votre disposition les bulletins de paie originaux pour les distribuer à vos salariés. Vous opter pour l’impression de la feuille de paie pour l’une ou l’autre des solutions de dématérialisation présentée ci-dessous :

Vous pouvez les imprimer à parti de votre portail sécurisé et distribuer les feuilles de salaire aux collaborateurs.

Vous pouvez transmettre les fiches de paie du mois en cours par mail à vos salariés. Nous vous recommandons de protéger les fichiers par mot de passe

Vous pouvez les transmettre dans un coffre-fort électronique

Il est aussi possible d’exporter les bulletins de paie sur un site FTP.

Déclarations sociales

Le traitement de la paie ne s’arrête pas à distribution de la paie. Nous traitons la déclaration de vos charges sociales en transmettant aux organismes sociaux la DSN. La DSN ( déclaration sociale nominative ) regroupe le montant des cotisations sociales et les rémunérations ainsi que leurs modalités de calcul.

Afin de vous permettre de gérer votre trésorerie, aussitôt après validation des fiches de paie, nous procédons au calcul de la DSN et nous vous transmettons le détails de cotisations à régler aux différents organismes.

Le règlement des charges sera effectué par télérèglement, vous serez averti du montant prélevé et des éventuels règlements à faire de votre côté.

Les écritures comptables

En fin de cycle de paie, nous mettons à votre disposition les journaux de paie au format de votre choix : pdf ou format tableur. Nous vous fournissons également les écritures comptable au format du logiciel de votre choix : CEGID, SAGE, SAP voir au format FEC pour votre expert-comptable ou votre commissaire aux comptes.

Les écritures comptables sont paramétrables. Vous pouvez paramétrer ou nous demander de paramétrer les numéros des comptes comptables pour les adapter à vos besoins.

Pour affiner les écritures comptables, nous pouvons vous mettre à disposition un paramétrage en fonction de section analytique.

En cas de besoin, il est possible de générer des comptes auxiliaires.

Entrée d’un nouveau salarié

Nous nous chargeons de la gestion administrative de vos salariés sortants ou entrants.

Pour les salariés entrants, nous nous occupons de l’enregistrement de son contrat de travail et du paramétrage de son plan de paie dans le logiciel de paie. Nous nous occupons également de paramétrer les options choisies pour la mutuelle.

Tout au long de sa carrière dans l’entreprise, nous suivons que sa rémunération soit toujours supérieure à celle prévue par la législation en vigueur (droit du travail ou dispositions conventionnelles). En tant que prestataire paie, nous assurons la veille sociale.

A noter, que vous avez la possibilité de prévoir une rémunération à l’horaire ou un salaire brut mensuel.

Traitement de la paie et l’attestation pôle emploi

A la création de la fiche salarié, si la date de sortie est connue à l’avance nous l’intégrons dans la fiche salarié du logiciel et nous envoyons deux mails de rappel avant la sortie effective du salarié. Cela vous permet de vous libérer d’une partie de la gestion administrative du personnel.

Si la sortie n’était pas prévue, au moment 48 heures avant la sortie du salarié vous nous transmettez les informations de sortie et nous réalisons les documents de sorties : attestation employeur pôle emploi, certificat de travail et solde de tout compte.

Babotte Paie

Société spécialisée en externalisation de la paie

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